Meetings und Besprechungen sind wahre Produktivitätskiller. Selten rechtfertigen die Ergebnisse den Zeitaufwand. Im aktuellen HR-Magazin geben unsere Trainer nützliche Tipps für effiziente Besprechungen.
Die Ergebnisse aktueller Befragungen sind erschreckend: 88 Prozent aller Meetings enden ohne konkrete Vereinbarungen. Bei 73 Prozent aller Meetings sind die Teilnehmer nicht ausreichend vorbereitet. 65 Prozent der Meetings werden von den Teilnehmern als Zeitverschwendung bezeichnet.
Die Arbeit bleibt liegen
Zeit, die für wichtige Projekte fehlt, für Führung der Mitarbeiter, für Absprachen mit Lieferanten oder für die Pflege der Kundenkontakte. Lean Meeting Management hat der Zeit- und Kostenverschwendung den Kampf angesagt: Lean Meetings zeichnen sich durch Effizienz und Effektivität aus.
Dabei prüfen Führungskräfte zunächst die Effektivität: Ist ein Meeting das optimale Medium, um die anvisierten Ziele zu erreichen? Sollen die Teilnehmer lediglich informiert werden, könnte eine E-Mail eine weitaus sinnvolle Alternative darstellen.
Effektivitätsgewinn durch Lean Meetings
Sind gar Konflikte zu erwarten, sollten besser Gespräche unter vier Augen geführt werden. Widerstände können mithilfe von Meetings üblicherweise nicht aufgelöst werden: Das öffentliche Äußern einer konträren Meinung führt eher zu einer Verhärtung der Positionen.
Ist die zu besprechende Fragestellung überhaupt ein Meeting wert? Wenn fünf mittlere Manager eine Stunde darüber beraten, ob eine Maschine angeschafft werden soll, die 500 Euro einspart, haben die Kosten für das Debattieren das Einsparpotenzial bereits aufgezehrt.
Effizienz mit Lean Meetings fördern
„Jour fixe der ganzen Abteilung montags von 14 bis 16 Uhr“ – solch regelmäßige Meetings eines festen Personenkreises laden in besonderem Maße zur Arbeitszeitverschwendung ein. Sie werden üblicherweise selbst dann abgehalten und im zeitlich vorgesehenen Rahmen durchgeführt, wenn es kaum etwas zu besprechen gibt. Oder das Thema gar nicht alle Anwesenden betrifft.
In Lean Meetings hingegen variiert der Leiter die anwesenden Teilnehmer je nach Thema und legt auch die vorgesehene Dauer der Besprechung jedes Mal neu fest. Hierfür ist eine solide Planung des Meetings erforderlich: Eine klare und jedem bekannte Agenda, Ziel und Zeitplanung zu jedem Tagungsordnungspunkt sowie ausreichende Vorab-Informationen für alle Teilnehmer.
Rund 20 weitere Tipps zu Lean Meetings finden Sie in dem Beitrag unserer Trainer. Den Beitrag sowie hilfreiche Checklisten rund um Meetings senden wir Ihnen gerne zu. Bitte nehmen Sie Kontakt zu uns auf.
Buchtipp
Gunther Wolf: Meetings effizient und effektiv gestalten – Einfache Methoden, Techniken und Checklisten für ergebnisreiche Besprechungen mit Spaß am Erfolg. Hamburg: Dashöfer Verlag.
» Beim Verlag bestellen: Meetings effizient und effektiv gestalten [hier auch als e-book erhältlich!]