Arbeitszeugnis erstellen: Pflicht und Chance

„Die Erstellung von Arbeitszeugnissen kann man zwar nicht komplett automatisieren, aber enorm vereinfachen.“

Personal Consulting / HR Consulting

Arbeitszeugnis erstellen: Pflicht und Chance

Wie Unternehmen den Prozess der Erstellung von Arbeitszeugnissen optimieren

Arbeitszeugnis erstellen: Pflicht und Chance
Arbeitszeugnis erstellen: Pflicht und Chance

Mit dem Weggang eines Arbeitnehmers verbinden sich für den Arbeitgeber regelmäßig eine Menge Aufgaben. Arbeit muss von dem Vorgesetzten übernommen oder auf Kollegen umverteilt werden, der Personalbereich muss Abmeldungen vollziehen und möglicherweise kommt dann auch noch ein Neuer, der gut eingearbeitet werden will.

Obendrauf auf den Arbeitsberg kommt dann noch das Arbeitszeugnis für den Ausscheidenden. Gerade kleinere Unternehmen investieren hierfür oftmals wenig Zeit und Mühe. Doch Arbeitnehmer sind auf das Schreiben nicht nur angewiesen, sie haben auch ein Recht auf eine faire Beurteilung.

Lesen Sie hier, wie Sie sich die Arbeit vereinfachen und den Prozess der Erstellung von Arbeitszeugnissen optimieren können.

Zweck des Arbeitszeugnisses

Verlassen Mitarbeiter das Unternehmen, haben sie einen Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Der Gesetzgeber unterscheidet dabei einfache Arbeitszeugnisse, die lediglich Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit enthalten. Auf Verlangen des ausscheidenden Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber ein sogenanntes qualifiziertes Arbeitszeugnis zu erstellen, welches zudem Leistung und Verhalten des Arbeitnehmers im Arbeitsverhältnis umfasst.

Aus gutem Grund weist das Gesetz (§ 109 GewO, § 16 Abs. 1 Satz 2 BBiG für Azubis) ausdrücklich darauf hin, dass das Arbeitszeugnis klar und verständlich zu formulieren ist. Es darf nichts enthalten, was den Zweck hat, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen. Denn ein ehrliches Arbeitszeugnis unterstützt Arbeitnehmer bei der beruflichen Neuorientierung.

Gestaltung und rechtliche Vorschriften

Zumeist werden Chefs bei der Erstellung des Arbeitszeugnisses auch negative Punkte einfallen. Doch das Arbeitszeugnis ist kein Ort, um „nachzutreten“ oder dem Arbeitnehmer noch einmal richtig die Meinung zu geigen. Das Arbeitszeugnis führt positiv formulierte Bewertungen auf, die seinem eigentlichen Zweck als Nachweis für den nächsten Arbeitgeber dienen.

An diesen unbekannten Empfänger richtet sich das Arbeitszeugnis. Für diesen wird auch vermerkt, welche Aufgaben und Tätigkeitsschwerpunkte der Bewertete innehatte. Beim Erstellen des Arbeitszeugnisses haben Unternehmen einige rechtliche Vorschriften und die aktuelle Rechtsprechung zu beachten. Verzichten Sie auf Formulierungen, die das berufliche Vorankommen erschweren oder nicht nachweisbar sind. Art und Dauer der Tätigkeit, Leistungs- und Verhaltensbewertung hingegen sind im qualifizierten Arbeitszeugnis Pflicht.

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Das Bundesarbeitsgericht entschied bereits 2001 (BAG 26.6.2001, 9 AZR 392/00), dass ein Arbeitszeugnis nicht zwingend vom Arbeitgeber oder seinem gesetzlichen Vertretungsorgan unterzeichnet werden muss. Die Unterschrift eines unternehmensangehörigen Vertreters des Arbeitgebers reicht aus, wenn aus dem Arbeitszeugnis hervorgeht, dass dieser gegenüber dem Arbeitnehmer weisungsbefugt war. Jedoch muss das Arbeitszeugnis muss eine Original-Unterschrift aufweisen. Unterschriftsstempel oder eingescannte Unterschriften sind nicht zulässig.

Prozess der Arbeitszeugniserstellung optimieren

Üblicherweise ist es in mittelständischen und größeren Unternehmen einer zentralen Abteilung kaum möglich, die Tätigkeiten aller Mitarbeiter, ihre Leistungen und ihr Verhalten zu überblicken. Darum sollte hier der Prozess der Erstellung eines Arbeitszeugnisses entsprechend optimiert werden. Grundsätzlich ist es äußerst sinnvoll, bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses den direkten Vorgesetzten einzubeziehen.

Es ist hingegen wenig sinnvoll, Arbeitszeugnisse immer wieder neu oder basierend auf den für andere Mitarbeiter erstellten Arbeitszeugnissen in Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm anzufertigen. Mit Hilfe einer passenden Software können Musterformulierungen und Vorlagen für Arbeitszeugnisse abgerufen und individuell modifiziert werden. Linienmanager können die jeweiligen Kompetenzen und Leistungen auf einer Skala bewerten. Dies verringert zum einen den Abstimmungsaufwand, zum anderen garantieren die meisten Arbeitszeugnis-Generatoren – etwa der Zeugnis Manager von Haufe – dem Ersteller die Rechtssicherheit des Arbeitszeugnisses.

Arbeitszeugnisse als Chance für Unternehmen

Vorlagen garantieren auch, dass sich keine Rechtschreibfehler einschleichen. Diese werfen nicht nur ein schlechtes Licht auf das ausstellende Unternehmen. Sie führten in der Vergangenheit nicht selten zu gerichtlichen Auseinandersetzungen. Denn sie könnten ja Anlass zur Vermutung geben, dass der Ersteller des Arbeitszeugnisses sich hierdurch von dem Inhalt des Arbeitszeugnisses distanzieren will.

Unternehmen sollten das Erstellen eines Arbeitszeugnisses nicht als Belastung oder Risiko, sondern als Chance betrachten. Nicht selten wird sich der ausscheidende Mitarbeiter bei einem Unternehmen der gleichen Branche, möglicherweise sogar einem Kunden oder Lieferanten bewerben. Daher gilt es, als ehemaliger Arbeitgeber einen guten Eindruck zu machen. Ein optimierter Prozess rund um die Erstellung von Arbeitszeugnissen verkürzt die Bearbeitungszeit, sollte jedoch in keinem Fall zu Lasten des Inhaltes der möglichst individuellen und zutreffenden Beurteilung gehen.

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Arbeitszeugnis erstellen: Pflicht und Chance