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Checkliste: Organisation von Meeting, Besprechung, Konferenz

Meetings dienen der Planung, gegenseitigen Information, Abstimmung von Aufgaben und der Entscheidungsfindung. Sie nehmen einen großen Teil der Arbeitszeit von Führungskräften in Anspruch.

Diese Zeit gilt es produktiv zu nutzen. Dies impliziert, dass sich die Teilnehmer von Meetings jeglicher Art inhaltlich gut vorbereiten. Eine gute praktische Organisation des Meetings trägt zu dessen Erfolg bei.

Wie wichtig eine professionelle praktische Organisation des Meetings oder einer Konferenz ist, fällt meistens erst dann auf, wenn die scheinbar belanglosen Dinge am Rande nicht professionell vorbereitet wurden.

Wenn der Kaffee zur Pause fehlt…

Wenn zum Beispiel der Kaffee für die Pause erst dann bereitgestellt wird, wenn diese laut Tagesordnung schon zu Ende ist, dann fehlt objektiv einfach nur ein heißes Getränk. Manchem Teilnehmer fehlt dieser Kaffee jedoch subjektiv zur Unterstützung seiner Konzentrationsfähigkeit.

Weitaus schlimmer ist, wenn benötigte technische Geräte defekt sind und relevante Grafiken zur Visualisierung von Fakten für die Entscheidungsfindung nicht gezeigt werden können.

Bestuhlung zur Unterstützung der Kommunikation in Meetings nutzen

Dies lässt sich durch eine gute Vorbereitung von Meetings, Besprechungen oder Konferenzen verhindern. Dazu gehört auch, sich im Vorfeld Gedanken darüber zu machen, in welcher Weise die Bestuhlung im Raum gestaltet werden sollte, um die beabsichtigte Form der Kommunikation und Gesprächsführung zu unterstützen sowie die Effektivität des Meetings zu fördern.

Wenn ein Meeting zum Beispiel vorwiegend informativen Charakter hat, so referiert ein Vortragender üblicherweise gut sichtbar frontal vor seinen Zuhörern und nutzt in der Regel einen Beamer zur Veranschaulichung des Gesagten. In einem solchen Meeting sind die Stühle der vorwiegend zuhörenden Teilnehmer idealerweise in Theaterbestuhlung, parlamentarischer Sitzordnung, Fischgräten- oder in U-Form aufgestellt.

Sollen die Themen dagegen in dem Meeting eher diskutiert werden, so fördert eine Aufstellung der Sitzgelegenheiten im Stuhlkreis, als Bankettbestuhlung, als Blocktafel oder in Carré-Form eine eher gleichberechtigte Kommunikation zwischen den Teilnehmern des Meetings. Mitunter kann es für die Effizienz des Meetings sogar vorteilhaft sein, ganz auf Sitzgelegenheiten zu verzichten und das Meeting im Stehen abzuhalten.

Checkliste für die Organisation von Meetings

Zur Unterstützung bei der Organisation von Meetings, Besprechungen oder Konferenzen steht eine Checkliste unserer Unternehmensberater zum kostenlosen Download zur Verfügung. Sie enthält hilfreiche Stichpunkte von der Einladung der Teilnehmer und Referenten, über die die Bestellung der Bewirtung und Ausstattung des Raumes bis zur Nachbereitung der Meetings.

Die Arbeitshilfe senden wir Ihnen gerne kostenfrei und unkompliziert per E-Mail zu. Bitte nehmen Sie einfach jetzt direkt Kontakt zu uns auf.

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Checkliste Organisation von Meeting, Besprechung, Konferenz
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