Weiter keine Registrierkassenpflicht in Deutschland
Schon im Dezember 2016 wurden die Weichen für das „Kassengesetz“ gestellt. Es trat am 1. Januar 2020 in Kraft und betrifft jene Unternehmer, die ein elektronisches Kassensystem verwenden. Ziel ist es, Manipulationen und Steuerhinterziehungen zu vermeiden. Es gibt in Deutschland jedoch weiter keine allgemeine Registrierkassenpflicht: Die offene Ladenkasse ist nach wie vor erlaubt.
Das TSE Sicherheitssystem
Wie bei vielen anderen Gesetzen gibt es auch bei der Kassensicherheitsverordnung Übergangsfristen. Sie betreffen jene Unternehmer, die bei Inkrafttreten Anfang 2020 bereits ein elektronisches Kassensystem verwendeten, das jedoch nicht den gesetzlichen Bestimmungen entsprach.
Die Verordnung schreibt vor, dass alle elektronischen Registrierkassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sind, die auch unter der Abkürzung TSE bekannt ist. Sie besteht aus einem Speichermedium, einem Sicherungsmodul und einer digitalen Schnittstelle. Ziel ist auch, dass Testeinkäufe von Prüfern unbemerkt durchgeführt werden können. Wie man auch auf Ready2order nachlesen kann, können alle Daten einheitlich exportiert und der Finanzbehörde vorgelegt werden.
Fristen für die Nachrüstung
Der Zertifizierungsprozess und die Nachrüstung von alten Geräten gestaltete sich komplexer als gedacht und daher verlängerten die meisten Bundesländer die Nichtbeanstandungsfrist bis 31. März 2021. Eine Ausnahme sind jene elektronischen Kassensysteme, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 gekauft wurden und die nicht mit der oben beschriebenen technischen Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden können. Sie dürfen bis 31. Dezember 2022 verwendet werden.
In Deutschland gibt es keine Verpflichtung, eine elektronische Ladenkasse zu verwenden. Kleinunternehmer wie Friseure, Masseure oder Standbesitzer auf Märkten arbeiten mit einer offenen Ladenkasse. Sie bewahren die Einnahmen und Wechselgeld in Geldkassetten, Schachteln oder Ähnlichem auf. Sie erfassen die täglichen Einnahmen handschriftlich und übertragen sie in ein Kassenbuch. Dieses Verfahren birgt viele Fehlerquellen in sich. Zwar ist eine Geldkassette im Vergleich zu einem elektronischen Kassensystem günstig, allerdings benötigt das handschriftliche Führen des Kassenbuchs viel Zeit.
Was ist bei einer offenen Ladenkasse zu bedenken?
Eine offene Ladenkasse ist außerdem nur für Barzahlungen geeignet. Zu Bedenken ist auch, dass Finanzbeamte Betriebe mit offener Ladenkasse öfter prüfen. Eine Nachschau kann ohne Vorankündigung erfolgen. Da es bei einer offenen Ladenkasse leichter möglich ist, Einnahmen zu verschweigen, stehen Unternehmer, die sich für dieses System entscheiden, im Fokus der Behörden.
Der Kauf eines elektronischen Kassensystems ist eine Investition in die Zukunft. Jede neue Registrierkasse muss der Finanzbehörde gemeldet werden. Die Kassa kann in ein smartes Unternehmen integriert werden. So hat der Unternehmer stets den Überblick zu welcher Uhrzeit und in welchen Monaten die höchsten Umsätze erzielt werden. Darüber hinaus können die Daten direkt in ein Buchhaltungsprogramm übertragen werden. Dieses Vorgehen spart Zeit und minimiert das Risiko für Fehler.
Wie sind elektronische Registrierkassen rechtskonformer?
Zur Führung einer Registrierkasse gibt es klar definierte Regeln: Ausnahmslos alle Kassiervorgänge müssen aufgezeichnet werden. Sollten Stornos vorgenommen werden, sind diese zu dokumentieren und gegebenenfalls zu erklären. Die Abschlüsse jedes Tages müssen lückenlos archiviert werden. Die Belege sind für 10 Jahre aufzubewahren. Ein weiterer Vorteil elektronischer Registrierkassen ist, dass Daten standardisiert übertragen werden können. Sie können in die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme eingelesen werden. Mit diesem Standard können Finanzbeamte Stammdaten eines Unternehmens, Einzelaufzeichnungen und Kassenabschlüsse einlesen.